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自动化工具 Word中自动化武器揭秘

来源:中国电脑教育报 发布时间:2005-11-24
    现今社会的人们无论是工作还是生活都讲求一种高速度、高效率的原则,特别是对办公一族来说,过于繁琐的操作必将影响速度和效率的提高,而自动化的出现将操作简便化,这样就会自然而然地提高了工作效率。同样我们在编辑Word文档的时候,有效地利用Word中的自动化工具:“自动图文集”、“自动更正”、“自动完成”、“自动套用格式”,就会使文档的编辑变得更加得心应手。今天我们就来揭示一下Word中自动图文集的使用方法与技巧:

    在一个Word文档中,可能有很多地方都要用到相同的短语、句子或者剪贴画,如果每次遇到这些相同的短语、句子或者剪贴画都要输入或插入的话,势必就会增加了大量的重复工作。那么在这种情况下,我们就可以利用Word中的自动图文集功能,用很简单的字符代表短语、句子或者剪贴画。在需要键入或插入这些短语、句子或者剪贴画的时候,只需要键入它们的代表符号即可完成上面的操作,从而就减轻了很大的工作量。

    下面我们就以一个小实例来了解一下自动图文集的应用方法

    例如:如果我们在文章中要多次输入“中国电脑教育报”这一行字,那么怎样才能避免重复操作呢?

    解决思路:使用Word的自动图文集功能,用一个简单的字“电”来代表“中国电脑教育报”这一行字,以后只要键入“电”字,然后按F3键,Word就会自动地将整行文字拼写出来了。

    具体的实现过程如下:

    第一步:自动图文集的增加

    首先打开Word,然后键入“中国电脑教育报”这一行字并选取它们。接着单击菜单栏中的“插入→自动图文集→新建”命令或者按快捷键Alt+F3,打开“创建自动图文集”对话框。这时我们可以从对话框内看到显示的反白文字,如图所示。接着我们在对话框内键入“电”字,这样就用“电”字代表了“中国电脑教育报”这几个文字了 。

    提示:如果我们在Word中输入并选取的文字较多的话,那么在“创建自动图文集”对话框只显示对话框所能容纳的范围内的文字。

    第二步:自动图文集的使用

    自动图文集设置完成后,在Word工作区中将插入点移到要插入自动图文集处,然后键入自动图文集的名称。在这里我们使用上面设置的“电”字,接着按F3键,这样自动图文集所代表的短语或者句子就会出现了。

    如果我们使用英文字母作为图文集名称的话,Word不能区分英文字母大小写。单击自动图文集工具栏最前面的“自动图文集”按钮,就会打开自动图文集的设置对话框。选中某一个自动图文集词条,就会在对话框中的“预览”处显示目前所选自动图文集所代表的文字。如果忘了自动图文集的名称,打开此对话框找到相应的图文集名称即可。

    第三步:利用图文集存储表格

    自动图文集除了可以储存文字外,最能节省时间的地方就在于可以储存表格、剪贴画。实现的方法与上面讲述的方法相同。输入表格或者插入剪贴画后,选中它们,然后为它们设置成一个自动图文集,这样在实际使用时就可以用简短的字来代替它们了。

    通过上面的一系列操作方法的讲解,我想大家一定熟悉了“自动图文集”功能。下期我们还会继续揭示其他自动化武器的使用方法与技巧。

    自动更正

    作为一名录入人员,为了尽快完成学校交给的工作,就要求我们快速地提高打字速度。但往往打字速度的提高和文字的出错率成正比,尤其是在输入一些英文单词的时候,由于输入的速度快,可能就会将英文单词打错。为了避免领导的训斥,重复而又仔细地检查输入的材料是必不可少的,但这又会降低工作的效率。对于上述的情况,Word提供的“自动更正”功能就可以进行很好地解决。

    下面我们以一个小实例来说明,比如我们在Word文档中输入英文字母“yuo”,这时只要一按空格键或者回车键,Word就会自动地将其改为“You”,这就是“自动更正”功能的体现。那么Word对于错误单词是如何判断并改正的呢?它实际上是以您在键入空格键、标点符号或者回车键Enter后,才去查核您所输入的文字或者字母是否正确。

    接下来我们就将Word中的“自动更正”功能进一步扩展,利用“自动更正”功能快速地输入文字。

    比如我们可以规定“电”这个文字是“不正确”的,那么以后只要我们输入“电”这个文字,然后按一下空格键、标点符号或者回车键Enter,Word就会用“中国电脑教育报”这几个文字来代替“电”这个字。也就是说自己认定这个字“不正确”,然后利用“自动更正”的功能用“正确”的字来自动代替,如此一来就可以大量地减少按键的次数,提高输入文本的效率。

    下面我们具体来看看“自动更正”功能的使用方法和技巧:

    1. 打开Word,并建立一个空白文档,键入一行正确的文字“中国电脑教育报”。然后将这一行文字全部选取下来。

    2. 接下来单击菜单栏中的“工具→自动更正选项”命令,打开自动更正对话框。这时在对话框中我们看到前面所选择的那一行文字已经出现在“替换为”文本栏内了。

    3.下一步我们在“替换”文本栏中键入“电”字即可完成自动更正功能的设置。

    4.下面我们就可以做个实验:输入“电”字,然后按空格键,“中国电脑教育报”这一行字就自动拼写出来了,非常快捷。

    从上面的操作,我们可以看出自动更正和自动图文集的用法基本上相似,自动更正是Word在遇到空格键、标点符号或者回车键Enter的时候,就会执行自动更正的动作,而自动图文集是在您按F3键时才会去执行。

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